발표 내용 구성하는 방법

발표 내용 조직

 

주제와 그것을 뒷받침할 자료를 모으고 정리하고 난 뒤에는 줄거리를 짜야합니다. 내용 조직이 엉성하면 말이 두서가 없어져서 듣는 사람은 지루해하고 그 내용을 이해하기가 어려워집니다. 발표에서는 내용도 중요하지만 또한 중요하다는 것을 알아야 합니다. 발표할 내용을 효과적으로 조직하고 구성을 잘하는 것 역시 발표의 성공 여부를 좌우합니다. 

만일 말하는 사람이 생각나는 대로 이야기한다고 한다면, 듣는 사람들은 '무슨 말을 하려고 하는 걸까'하고 궁금해합니다. 제품에 대한 기술적인 설명을 하다가 갑자기 업계의 동향에 대한 설명이 나온다면 듣는 사람은 어리둥절할 것입니다. 그러므로 말에 능숙하지 않은 한, 간단한 말이라도 생각나는 대로 이야기해서는 안 된다. 집니다. 들은 흔히 말할 내용을 준비하는 데 많은 시간을 보내지만 내용을 조직하는 데는 소홀히 합니다. 

발표할 때는 말할 내용의 주제, 목적, 핵심 명제, 주요 아이디어 그리고 세부 내용 등을 듣는 사람, 말하는 사람, 장소에 따라 분석, 정리하여야 합니다. 

 

 

발표할 내용을 정리하여 조직하게 되면 말하는 사람에게 다음과 같이 자신이 생깁니다.

1 안심하고 말할 수 있습니다. 
2 잊어버리지 않습니다. 
3 조리 있게 이야기할 수 있습니다. 
4 즉흥적인 대사를 삽입할 수 있습니다. 
5 시간 조정이 용이합니다. 

발표할 내용 조직이 청자에게 다음과 같은 이점을 제공합니다. 

1 이해하기 쉽습니다. 
2 내용의 구성에 따른 예측이 가능합니다. 
3 내용의 뼈대를 놓치지 않습니다. 
4 내용의 중점 파악이 용이합니다. 
5 내용의 전체적 흐름을 알 수 있습니다. 

 

 

(1) 내용 조직의 원리  

내용을 조직할 때는 다음과 같은 원리를 염두에 두어야 합니다. 

1. 서론, 본론, 결론 등의 각 단계를 논리적으로 긴밀하게 구성합니다. 
2. 일정한 단계(3단 조직, 4단 조직, 5단 조직)에 따라 시작하고 펼치고 맺어야 합니다. 
3. 통일성 있게 전개하여야 합니다. 발표에 통일성이 결여되면 듣는 사람은 중심 내용을 쉽고 정확하게 파악하지 못하거나 오해할 소지가 많습니다. 
   •  하나의 주제를 가지고 말합니다.
   • 중심 개념이 뚜렷한 용어를 사용합니다.
   • 주제를 일정한 단계 성에 따라 조직합니다. 
4. 내용 전체를 이루는 요소나 성분이 유기적인 관계로 조직되어야 합니다.
   • 중심 개념들을 유의어로 대치하거나 문장으로 풀어씁니다.
   • 지시어, 접속어, 연결 어미 등을 활용해서 앞의 문장과 뒤의 문장 사이를 긴밀하게 배열합니다. 

 

(2) 내용 조직의 방법 

‘왜 말하는가?”, ‘무엇을 말할 것인가?', '그것을 뒷받침할 자료는 어떤 것들이 있는가?', '누구에게 말하는가?', '어떤 상황에서 말하는가?' 등을 분명하고도 철저하게 준비한 다음에는 '어떻게 말할 것인가?"을 검토하여야 합니다. 곧 말할 내용의 줄거리를 짜야한다는 것입니다. 

도입(서론) 전개(본론)→ 종결(결론) 

내용에 따라 변화를 주기 위해 전개 부분을 둘로 나누어 4단으로 조직할 수도 있습니다. 다시 도입 부분을 둘로 나누어 5단으로 조직할 수도 있습니다. 여기에서는 3단 조직을 중심으로 그 방법을 자세히 알아봅니다. 

<3단 구성>  

가. 도입 

잡담할 때에는 이야기를 곧잘 하다가도 공식적인 모임에서는 말머리를 꺼내지 못해 당황하는 사람들이 적지 않습니다. “말을 할 때는 처음 1분 간이 중요합니다. 말머리에서 듣는 사람을 사로잡으면 끝까지 성공할 수 있습니다.”라고 합니다. 왜냐하면 이야기를 듣고 싶은 정도로 듣는 사람의 관심 집중을 노려야 합니다. 

도입 부분에서는 듣는 사람의 관심과 흥미를 유발하고, 분위기를 조성하고, 자신을 소개하고, 앞으로 말할 내용을 간추린 후 미리 알려서 호기심을 가지고 계속 듣도록 친근감을 조성하는 것에 목적을 둔다. 도입 부분은 말을 하기 전에 의도적으로 준비해 둘 필요가 있습니다. 그래야 말의 첫머리를 중언부언하고 두서없는 반복과 혼란으로 지지부진하지 않습니다. 

도입 부분은 짧을수록 좋습니다. 대개 긴 말에서는 전체의 1/6 정도가 적당하며 짧은 말에서는 1/4 정도가 넘으면 효과적이지 못합니다. 

 

ㄱ) 도입의 방법: 효과적인 도입을 하는 방법은 다음과 같이 여러 가지가 있습니다. 이 가운데에서 말의 목적, 상황, 듣는 사람의 속성 등에 따라 몇 가지 방법을 골라 사용하면 좋을 것입니다. 그러나 이 모든 방법은 집니다. 본론에서 말하고자 하는 주제와 관련이 있는 것이어야 합니다. 

• 일반적인 인사를 합니다. 주어진 시간이 짧거나 주제에 대하여 듣는 사람이 이미 높은 관심을 가지고 있을 때에는 일반적인 인사를 합니다. 
• 주변의 이야깃거리를 가볍게 논평합니다. 말하러 오는 중에 일어난 일, 연설 장소, 듣는 사람들의 첫인상, 날씨 등에 관하여 즉흥적으로 이야기합니다. 이 방법은 말에 익숙지 않은 사람은 사용하지 않는 것이 좋습니다. 잘못하면 듣는 사람과의 관계가 부자연스러워질 수 있기 때문입니다. 
• 주제가 들을 만한 가치가 있다는 것을 말합니다. 주제가 듣는 사람에게 이해관계가 있다는 것을 알립니다.
• 최근에 발생한 사건이나 사회의 이목을 끈 화제로 시작합니다. 또는 어떤 사건의 숨은 이야기를 합니다.
• 자신의 경력을 소개하거나 개인적 신상에 관해 말합니다. 이 경우 자신이 말의 주제에 대하여 전문성이 있음을 은근히 암시하여야 합니다.
• 유머러스한 이야기를 인용합니다. 되도록 최근 개발한 유머일수록 효과적입니다.
• 듣는 사람과 상황을 보아 가며 말하고자 하는 중심 생각을 간결하고 직선적으로 말합니다.
• 자신의 경험담, 실패담, 성공담 등을 말합니다.
• 준비된 시각 보조 자료를 보여줍니다.
• 듣는 사람에게 퀴즈식 질문이나 반어적 질문을 던집니다.
• 유명 인사의 말이나 일화, 작품 등을 인용합니다. 

 

ㄴ) 도입할 때의 유의점 : 도입 부분에서 다음과 같은 사항을 주의해야 합니다. 

• 독단적이라는 인상을 주지 않도록 합니다.
• 듣는 사람에 대한 그릇된 편견을 드러내지 않습니다.
• 쓸데없이 긴 장광설을 늘어놓지 않습니다.
• 공격적이거나 경멸하는 듯한 인상을 주지 않습니다.
• 불필요하게 논쟁을 일으킬 만한 자료를 사용하지 않습니다.
• 변변치 못하게 이야기할 것을 암시하는 말을 하지 않습니다. 

나. 전개 

전개 부분에서는 도입에서 제기한 주제를 여러 가지 논거를 들면서 풀어나간다. 전개 방법으로는 다 음과 같은 것들이 있습니다. 

ㄱ) 시간적 전개: 이 방법은 과거·현재·미래의 시간적 순서에 따라 배열하는 것입니다. 사건의 진 행 과정, 대상의 발전 과정, 일의 수행 절차, 역사의 전개 과정 등 주제와 관련되는 것들을 시간의 흐름에 따라 배치하는 것입니다. 어떤 인물의 일생, 답사 조사, 여행담, 제품의 제조 공정 등에 대하여 말할 때 적절합니다. 

ㄴ) 공간적 전개: 이 방법은 자료를 공간적 질서에 따라 배열하는 것입니다. 어떤 물건이 있는 위치, 집의 구조 기계의 구조 마을의 모습, 자연경관, 단체의 조직, 기구, 판매망 등에 관하여 말할 때 적합합니다. 

ㄷ) 인과적 전개: 이 방법은 자료를 원인과 결과, 곧 인과관계에 따라 배열하는 것입니다. 인과적 전개는 논리적이고 체계적이기 때문에 어떤 주장을 논리 정연하게 전개하는 데 적절합니다. 

ㄹ) 소재별 전개: 이 방법은 자료를 소재의 유형에 따라 배열하는 것입니다. 이것은 매우 광범위한 화제와 관련되는 소재를 유형별로 하위 분류하여 말할 때에 유용합니다. 가령, 어떤 도시를 소개할 경우에 역사, 인구, 넓이, 시설, 기후 등과 같이 여러 소재별로 나누어 이야기하면 효과적입니다. 

ㅁ) 난이도별 전개: 이 방법은 자료를 가장 이해하기 쉬운 것부터 가장 어려운 것으로 배열하는 것 뺄셈의 원리 →곱셈의 원리 → 나눔입니다. 가령, '계산의 원리'에 대하여 설명할 경우 '덧셈의 원리 셈의 원리'의 순서로 조직합니다. 

ㅂ) 점층적 전개: 이 방법은 자료를 덜 중요한 것부터 더 중요한 것의 순서로 조직하는 것입니다. 예를 들면, 어떤 인물이나 사건에 대하여 말할 경우에 불확실한 자료를 먼저 제시하고 점점 더욱 확실하고 고 구체적인 자료를 배열해 가는 것입니다. 이 방법은 듣는 사람에게 시간이 흐름에 따라 긴장감을 고조시키는 데 효과적입니다. 

ㅅ) 문제 해결식 전개: 이 방법은 어떤 문제가 있을 때 먼저 그것을 집중적으로 분석하고 그다음에 해결 방법을 뒤에 제시하는 것입니다. 





다. 종결 

종결 부분에서는 이야기를 마무리합니다. 일상생활에서 흔히 '유종의 미'가 강조되듯이 의사소통 의 경우에도 끝맺음은 매우 중요합니다. 종결은 말 전체를 총괄하고 듣는 사람에게 강한 인상을 남겨 주는 곳 이기 때문입니다. 과거의 명연설은 대부분 이 종결 부분에서 강한 인상을 남겼다. 종결 부분은 짧고 강렬하게 끝낸다. 그러기 위해서는 말을 시작하기 전에 미리 의도적으로 말할 내용을 자세하게 준비해 두 는 것이 좋습니다. 

종결 부분에서는 단순히 앞에서 말한 내용을 요약 정리하는데 그쳐서는 안 된다. 말의 결과를 행동으로 유도할 수 있도록 부탁하거나 호소하는 내용을 담는다. 간혹 이 부분에서 '그다음으로, 끝으로, 거듭 말하면, 다시 말해서, 한 마디 덧붙인다면'과 같은 말을 자주 반복하며 질질 끌고 나가는 화 자를 흔히 보는데 이런 식의 종결은 듣는 사람에게 호의를 살 수 없습니다. 

종결 부분에서는 대체로 다음과 같은 내용을 말하면 효과적입니다. 

1. 전개 부분에서 말한 요점을 재 강조합니다. 그렇게 함으로써 말하는 사람이 말하고자 했던 바가 무엇인가를 상기시킨다.
2. 듣는 사람에 대한 말하는 사람의 기대나 바람을 명확히 말합니다. 이런 경우, 도입 부분에서 제기했던 문제에 대하여 해답을 제시하는 방법을 사용합니다.
3. 발표 도중 실수가 있었거나 혹시 뒷날 시비의 여지가 있다고 판단되는 내용에 대해서는 짧게 해명합니다.
4. 필요하다면 질문을 받는다.
5. 경청해 준 데 대하여 고마움을 표시합니다.
6. 필요하다면 유명인의 말이나 격언을 인용합니다. 

 

 

 

<4단 구성>

4단 조직은 문장 구성에서 기승전결과 같은 방법입니다. 이 조직은 대체로 다음과 같이 이루어집니다.

 

1 도입: 듣는 사람의 흥미와 주의를 끌만한 문제를 제기하여 관심을 갖게 합니다. 
2 전개: 제기한 문제에 대하여 듣는 사람 나름대로 판단을 내릴 수 있도록 여러 가지 자료를 제시합니다. 

3 전환: 전개에서 잠정적으로 얻게 되는 판단에 대하여 반론의 성격을 지니는 자료를 제시합니다. 

4 종결: 전개와 전환을 거친 다음 확실한 결론을 맺는다. 

<5단 구성>

5단 조직은 어떤 문제를 듣는 사람에게 이해시키거나 듣는 사람을 설득할 때 가장 적합한 조직입니다. 이 조직은 다수의 듣는 사람을 대상으로 말하는 사람의 주장을 내세우고 설득하는 말에서 주로 많이 쓰인다. 

1 주의 환기: 듣는 사람의 주의를 집중시켜 이야기에 흥미를 가지게 합니다. 
2 필요 제시: 듣는 사람이 이야기에 흥미를 가지게 되면 문제를 제기합니다. 
3 필요 만족: 문제 해결을 위한 여러 가지 중요하고 필요한 조건들을 충족시켜 준다. 
4 구체화 : 문제의 해결 방법이 구체적으로 실행할 수 있는 유효 적절한 것임을 증명합니다. 
5 행동 유도: 듣는 사람의 결심을 촉구하여 듣는 사람이 결론을 내리게 하고 그들의 태도나 행동에서 변화가 나타나도록 합니다.