발표 보조 자료 작성방법

발표 보조 자료 작성

말하는 사람이 말만으로는 대중에게 강한 인상을 남기기 어려운 경우가 많습니다. 이때 보조 자료를 함께 활용하면 효과적입니다. 보조 자료는 화자가 말할 때에 청자의 시각과 청각에 호소하여 의사소통이 더욱 효과적으로 이루어질 수 있도록 하기 위하여 이용하는 자료입니다.

 

 

 

(1) 발표 카드

 

화자가 의도하는 어떤 내용에 대하여 대중들에게 정보를 제공하여 모르는 것을 알게 함이 발표의 목 적입니다. 이때보조 수단 중 하나로 발표 카드를 사용하는 경우가 많습니다. 시청각 기기가 갖추어져 있지 않은 장소에서 크고 작은 행사의 사회자, 강의를 하는 교수, 설교자, 토론 및 발표를 하는 학생 등 여러 상황에서 가장 보편적으로 사용하는 것이 카드입니다.

 

효과적인 발표를 위한 카드 작성 요령을 정리하면 다음과 같습니다.

 

1 발표카드를 작성할 때는 될 수 있으면 발표 내용을 기억하는데 도움이 되는 중요한 단어나 문구를 중심으로 작성해야 합니다.

2 한 장에 한 중심 생각을 배정하는 것이 좋습니다.

3 가능하면 큰 글씨로 쓰고 여백을 주는 편이 좋습니다.

4 준비된 발표 내용의 형식을 그대로 따라 만들면서 가능한 한 읽기 쉽고 눈에 띄도록 만들면 됩니다.

5 준비된 발표 내용의 번호 체계를 그대로 따르고, 내용뿐 아니라 실행 시 주의 사항도 적어 두면 좋습니다.

6 무엇보다 중요한 것은 주요 통계나 인용문 등은 발표 시에 기억이 잘 나지 않으며, 틀리게 말할 경우 공신력이 떨어지므로 자세하게 적어두어야 한다는 사실입니다.

7 색깔을 넣어 구분을 쉽게 하는 것도 좋습니다.

8 모든 발표는 문어가 아닌 구어로 준비해야 합니다.

9 발표카드는 보통 크기의 종이에 작성해 두면 손에 쥐고 발표하기 어려우므로 손에 쥐기 적당한 32(B6) 절지 크기의 여러 장의 카드로 만드는 것이 좋습니다.

10 수치자료는 카드로는 발표할 수 없는 단점이 있으므로 큰 차트, 괘도, 칠판, 별도의 인쇄물 등의 보조 자료를 써야 합니다.

 

 

 

 

(2) 시각 자료

시각 자료를 이용하여 발표할 경우에는 그 표현이 간결하고 정확해야 하고 체계적이면서 간단명료하 게 작성해야 합니다. 대표적인 시각 자료 매체로는 OHP(Over Head Projector), Beam Projector, 차트, 환등기 등이 있습니다. 이 중에서 근래 가장 많이 사용하는 것은 Beam Projector이고 다음으로 OHP가 쓰입니다. 자료의 장단점이 있기 때문에 어떤 매체 자료를 사용하든 상황에 맞게 사용하여 발표 목적에 도 달하면 되는 것입니다. 그러나 시대적으로 뒤떨어진 시각자료를 사용하는 것은 효과를 줄일 수 있습니다.

 

시각 자료에 사용되는 글씨와 서체, 색채, 그림, 기호와 도표, 제목, 부제목, 본문 내용, 쪽수 등에 관 심을 갖고 작성할 때 발표 목적을 달성할 수 있습니다. 멀티미디어 매체 자료를 활용하면 시각적 효과를 높일 뿐만 아니라 명확하게 발표자의 의사를 전달할 수 있고 또한 발표 자체가 한층 돋보입니다. 특히 시각 자료를 이용할 경우에는 먼 곳에서도 잘 보여야 하기 때문에 환경, 명암, 음향, 원근 조절 등 시 설 설치가 중요합니다.

 

요즈음은 슬라이드(Slide)로 구성도인 시각자료가 대표적 발표 수단으로 떠오르고 있습니다. 슬라이드란 '완성된 한 장 단위의 발표용 자료'를 통칭하여 일컫는 용어입니다. '트랜스페어런시(transparency)'라고도 한 다. 최근에는 OHP나 Beam Projector를 사용하여 발표할 경우에 가장 많이 사용됩니다. 매체를 통하여 슬라이드 자체를 보는 것만으로도 유익하고 흥미롭다고 느끼도록 구성하는 것이 대중의 관심을 집중시키는 요령입니다. 특히 슬라이드에는 많은 글자를 담을 수 없기 때문에 더욱 간결한 표현이 요구됩니다.

 

슬라이드를 작성할 때에도 요령이 있습니다. 한 장의 슬라이드에 너무 많은 내용이 들어가지 않도록 하여야 합니다. 한 장의 슬라이드에 너무 많은 내용을 넣으려 하지 말고 핵심이 되는 내용을 중심으로 한 장의 슬라이드에는 하나의 주제를 다루는 것이 적절합니다. 또 슬라이드에는 많은 수식이 들어가지 않도록 조심합니다.

 

동영상 시각 자료는 수많은 그림을 움직이는 영상으로 제시하기 때문에 훨씬 더 상황을 생생하게 표현할 수 있어 매우 효과적이라고 할 수 있으나 모니터화면이나 프로젝터 스크린에서만 자료의 제시가 가능하므로 장소와 시설면에 제약을 받습니다.

 

 

 

 

(3) 그림, 도표와 수치 자료

 

정보를 정확하고 간결하게 전달하기 위해서는 불필요한 미사여구는 피하고 수치, 수식, 그림, 표 등 을 흔히 사용하게 됩니다. 최근에는 도표나 수치 자료도 시각 자료인 슬라이드와 연관시켜야 효율적인 발표를 할 수 있게 되었으므로 그에 맞는 가장 적절한 시각적 표현법을 선택하는 것이 중요합니다. 이 그림, 도표와 수치 도표를 사용하면 글이나 말로 표현해야 하는 정보를 청자가 한눈에 파악할 수 있게도 와 주며, 많은 자료를 질서 정연하게효과적으로 제시할 수 있는 장점이 있습니다. 그러나 서론과 결론 부분에서 그림, 수식이나 도표를 많이 사용하면 청중에게 연구 방향과 연구 가치를 인식시키는데 효과가 떨어질 수도 있습니다.

 

그림이나 표에는 반드시 제목을 붙이되, 그 내용을 쉽게 설명할 수 있고 그 자체로써 충분히 이해되도록 합니다. 같은 내용이 반복되지 않도록 주의하고, 한 발표 자료 내에서는 그림은 그림대로 표는 표대로 조화를 이루어야 하며, 최소의 도표를 사용하여 최대의 시각적 효과를 내도록 계획하여야 합니다.

 

 

1 그림도 본문이나 표와 같이 계획을 잘 세워서 작성합니다.

 

그림에는 도형, 차트, 그래프, 사진, 지도 등을 포함합니다. 그림을 작성할 때에는 어떤 그림이 주어진

자료를 가장 효과적으로 나타낼 것인가를 구상합니다. 그림 역시 단순한 것이 효과적입니다.

그림은 장치의 구조나 외형을 보여주는 스케치, 자료의 분포를 나타내는 그림, 관계를 표시하는 다이 어그램, 연구 순서를 기술하는 흐름도, 현미경으로 본 재료 조직의 사진 등을 망라합니다. 그림을 그리는 방법도 손으로 그리거나, 스캐너를 통해 받거나, 프로그램을 이용하여 만들거나, 저장된 시각적 자료를

이용하거나, 사진을 찍는 등 다양합니다.

제시하고자 하는 정보를 그림을 통해 이해하도록 준비합니다. 그러나 모든 자료를 다 그림으로 나타낼 필요는 없습니다. 전체를 나타내는 것이나 중심이 되는 자료들을 결론으로 이끌거나 다음 단계로 나아가게

하는 것들은 그림으로 표시하는 것도 좋습니다.

그래프를 제시할 경우에 일반적으로 한 그래프에는 하나의 자료만을 그리도록 합니다. 때때로 여러 자 료를 비교해야 할 경우가 있는데, 이때에는 자료마다 서로 다른 표식을 사용하여 구별합니다. 선 그래프는 자료의 여러 점을 직선이나 곡선으로 이어 두 변수 사이의 관계를 제시하는 것입니다. 히스토그래프는 연속적인 자료와 백분율을 나타내기에 유용한 방법입니다. 막대그래프는 두 가지 이상의 자료를 다른 막대로 나타내어 서로 비교할 때 편리하게 사용된다. 원그래프는 백분율이나 비율을 나타낼 때 가장 많이 쓰이는 방법입니다.

 

 

2 표는 많은 자료를 작은 공간에서 체계적으로 보여 줄 수 있는 특징이 있습니다.

많은 수치 자료를 문장이나 말로 표현하면 전체적인 자료의 경향을 파악하기도 힘들기 때문에 표를 이용합니다.

표는 보통 직사각형 테두리 안에 행과 열을 구분하여 작성합니다. 표를 보기 쉽게 하기 위하여 가로줄과 세로줄의 종류를 잘 선택하는 것도 하나의 요령입니다. 줄이 너무 많으면 표 자체가 답답해 보이므로 효율성을 높이기 위해서는 줄을 없애는 것이 좋을 경우도 있습니다. 표 속의 숫자는 중앙정렬보다는 우측 정렬을 택하여 끝자리의 위치를 맞추는 것이 그 크기를 비교하기가 용이합니다.

 

 

3 수식은 변수관계를 이해시키기 위해 사용됩니다.

물리현상의 수식은 복잡하지만 수학이나 공학에서 사용하는 공식은 여러 가지 제한 조건 하에서 간단하게 이끌어낸 것이 대부분입니다. 수식이 복잡해지면 그 의미를 쉽게 파악하기가 어렵고 사용하기도 힘들므로 보기 쉽게 작성합니다. 연산기호와 논리기호를 표시하는 뒤에 빈 공간을 두면 수식이 답답하게 보이지 않습니다. 식이 두 줄 이상으로 길어지면 가급적 등호 기 X, /, >, <, ≠, 3, U 등의 앞 호(=)부터 줄을 바꾸어 나타내 보이는 것이 효과적입니다.