보고서 작성의 기본원칙과 브리핑

 

1. 보고 준비

 

(1) 보고

 

보고란 어떤 사실이나 사건 등을 정리된 형식으로 정보를 제공하는 것을 말합니다. 보고자는 보고 내용을 관찰한 경험자로서 어떤 정보를 알기 쉽게 정리된 형식으로 알려 주는 것이 목적입니다. 일정한 형식으로 정리되었다는 점이 설명과 다른 점입니다. 또한 브리핑도 보고의 한 유형입니다. 보고의 형식은 뉴스 보도, 신문 잡지의 기사, 출장 보고, 실험관찰 보고 등이 있습니다. 요즘 TV 프로에 자주 등장하는 리포터들이 하는 것도 보고의 유형으로 볼 수 있습니다.

 

보고를 잘하기 위해서는 먼저, 분명한 사고와 올바른 추리가 이루어져야 합니다. 또한 내용을 선별하여 정확히 표현하고, 확실한 결론을 끌어내는 능력을 갖추어야 합니다.

 

 

 

(2) 보고의 진행 과정 및 유의사항

 

1 보고할 만한 가치가 있는 것이어야 합니다.

2 보고 사항의 핵심을 정확히 이해하고 분명하고 명료하게 전달합니다.

3 재료 선택은 신중히 하며 그 재료가 사실 또는 실제 있었던 구체적인 것으로 이야기합니다.

4 적절한 언어를 사용하여야 합니다.

5 권위자의 의견과 본인의 의견을 구분하여 전달합니다.

6 보고의 과정에서 설득을 구할 수는 있지만 동의나 의견의 일치를 요구하지 않습니다.

7 보고자의 독단으로 서둘러 결론을 내려서는 안됩니다.

8 도표, 도해, 그림, 사진, 녹음기, 녹화기, OHP, PC, Project, 스크린 등의 시청각 자료를 적극적으로 활용합니다.

9 수집한 자료에서 결론을 도출해 내고 이로부터 예상되는 전망, 문제 해결의 방안 등도 준비하여 제시합니다.

 

 

 

 

2. 문서 보고

 

(1) 문서보고서

 

특별한 목적을 가지고 제한된 독자에게 해당 정보를 문서를 통하여 알려주는 의사소통 기술입니다. 따라서 보고자는 보고하게 된 이유와 목적, 보고 내용, 보고자의 결론을 보고서를 통해 명확하게 전달하여야 합니다. 문서보고서는 주로 조사보고서가 많으므로 일반적으로 조사보고서라고도 합니다. 이러한 문서보고서는 대개 조사하고자 하는 대상의 현황 및 문제점을 파악하고 대책을 세우는 정보를 포함합니다.

 

 

(2) 문서보고의 종류

 

문서 보고에는 여러 종류가 있습니다. 현재 수행하고 있는 업무에서 생긴 문제를 해결하기 위한 자료조사 및 현장방문 조사, 개발하고 있는 제품의 현재 개발동향을 파악하기 위한 자료조사, 향후 개발할 제 품에 대한 제품의 개발동향 및 시장조사 등 그 종류가 많습니다. 조사방법으로는 도서관 문헌조사, 인터넷 조사, 현장 조사, 시장 조사 등 여러 가지가 있습니다.

 

 

(3) 보고서 작성 기본원칙

아래의 기본원칙에 따라 보고서를 작성하면 독자가 이해하기 쉬운 보고서를 만들 수 있습니다.

 

1. 보고서 작성 전에 미리 충분히 구상합니다.
2. 알아보기 쉬우면서도 깔끔하게 작성합니다.
3. 간결하면서도 직설적인 표현으로 정확하고 분명한 문장을 사용합니다.
4. 문장의 시제는 연구조사 및 시행방법에서는 과거형을 사용합니다. 연구결과에서는 현재형을 사용합니다.
5. 표나 그림 또는 적절한 예제를 제시합니다.
6. 기한 내에 제출합니다.

 

 

(4) 보고서 작성 시 주의사항

1. 조사 목적, 주제, 기간, 대상, 방법 등을 기록합니다.
2. 조사 결과와 해석을 제시합니다.
3. 참고자료 및 문헌을 제시합니다.
4. 도표, 사진, 삽화 등 다양한 참고자료를 첨부합니다.

 

 

(5) 조사보고서의 작성방법

조사보고서는 일반적인 보고서와 같이 서론, 본론, 결론등의 순서로 작성합니다.

 

1 서론 부문

• 조사의 필요성
• 조사의 목적과 주제
• 조사의 대상
• 조사의 장소와 기간
• 조사의 범위와 방법
• 조사의 결과, 의의, 중요성
• 각 장에서 다룰 내용의 요점

2 본론 부문

• 조사의 주된 내용
• 선행 연구를 통하여 밝혀진 사실
• 아직 밝혀지지 않은 사항
• 사건이 일어난 원인과 이유
• 해석
• 향후 대책
• 면담 인터뷰 내용
• 현재 유통되고 있는 제품들의 현황
• 장단점, 시장 점유율 등의 정보
• 수집한 자료(자료 샘플, 사진 등)

3 결론 부문

내용을 요약하고 해결책과 전망을 제시

4 조사자

5 참고자료 및 문헌

• 시청각 자료(그림, 도표, 사진, 지도, 비디오, 오디오, 사진 등)
• 문헌자료(저자이름, 책 이름, 출판사명, 출판 연도)
• 웹사이트명

 

 

 

 

 

3. 브리핑

 

(1) 브리핑

브리핑은 핵심이 되는 내용을 간결하게 정리하여 보고하는 형식으로 가장 빠르고 정확하게 정보를 전달하는 의사소통입니다. 비교적 적은 노력으로 다수의 인원에게 간단명료하게 정보를 전달하는 방식입니다. 그래서 많은 인원을 대상으로 다량의 정보를 신속하게 전달해야 하는 경우에 이 브리핑이 효과적입니다.

빠르고 정확하게 청자에게 정보를 전달해야 하는 것이 브리핑의 생명이어서 화자는 논리적 요약력과 발표 능력을 필요로 합니다.

화자는 가장 핵심적인 사항을 중점적이고 논리적으로 정리한 후, 중요한 내용 위주로 설명하여 청자가 핵심에 쉽게 접근할 수 있도록 합니다. 준비한 자료를 읽어 내려가는 식의 브리핑은 피해야 합니다. 전달할 내용을 요점만 간추려 정리한 글이지만, 그중에서도 중요한 부분을 찾아 중점적으로 상세하게 설명합니다. 이해를 도와주는 보조 자료를 준비합니다.

 

 

 

브리핑에 대해서

1. 요점만을 간결하게 정리합니다. 최소한의 분량으로 핵심 논점만을 기록하는 것으로 특별한 양식을 필요로 하지는 않습니다.
2. 동일한 주제에 대한 다량의 정보를 짧은 시간 내에 접할 수 있게 합니다. 브리핑은 시시각각 변화 하는 상황을 수집하고 정리하여 즉시 보고해야 하는 것이므로 단시간에 소화할 수 있어야 합니다.
3. 브리핑은 핵심 내용을 추출하는 요약 능력과 이를 전달하는 발표 능력이 동시에 필요하다. 최소의 분량이지만 논리적인 설득과 판단이 가능한 원고를 준비하고 발표하는 형식을 통해 전달해야 합니다. 브리핑은 핵심적인 내용을 문서로 작성하는 기법과 전달하는 화법이 복합된 특수한 의사소통 기술이라 할 수 있습니다.

 

 

 

(2) 브리핑의 절차

브리핑의 절차는 작문이나 의사소통 기술의 5단계와 비슷합니다.

 

1단계: 상황 분석

어떤 내용을 어떠한 목적에서 브리핑할 것인지 결정합니다. 주제와 목적을 설정하고 가용 시간 및 할 당 시간을 점검하여 주어진 시간 안에 자료를 준비할 수 있도록 작업 개요 및 절차를 결정합니다.

 

2단계: 자료 수집 및 정리

대상 분석과 그에 맞는 자료 수집 및 정리를 합니다. 수집한 자료를 선별하고 논리적으로 배열하는 과정입니다. 브리핑은 짧은 시간 내에 이루어져야 하는 경우가 많으므로 반드시 준비할 수 있는 시간을 확인하여 긴요한 문제를 찾아 그것 위주로 다룹니다. 동일한 자료를 가지고도 다른 결과물을 가져올 수 있으므로 자료 선별과 전개 과정은 매우 중요합니다.

 

3단계 : 구상

수집한 자료를 선별하고 논리적으로 배열하는 과정입니다. 작업 개요표를 작성합니다. 자료 선별 및 논리적인 배열에 따라 결과가 다르므로 정확한 사실 판단과 가치 판단 능력이 중요시됩니다. 논리적 사고력 이 중요시되는 단계입니다. 자료의 구성은 중심자료와 주변자료로 나누어 중심자료 위주로 구상합니다.

 

4단계: 원고 및 보조 자료 준비

1. 통상 개요의 형식입니다. 개요표의 형식대로 한눈에 보고 이해할 수 있게 간단하고 명료한 어구로 표현합니다. 경우에 따라 유인물의 준비가 필요하다.
2. 시청각 보조 자료도 같이 준비하여 효율적인 설명이 될 수 있도록 활용합니다. 시청각 보조 자료 활용 시에 도와줄 시범보조자도 준비시킨다.
3. 브리핑에 필요한 장소와 장비를 점검하고 배치합니다.
4. 예행연습을 실시합니다. 시간, 원고의 단어 수정 보완, 중점 발표 내용을 확인하고 발표 요령을 연 구합니다. 원활하게 브리핑을 진행할 수 있도록 실제 브리핑을 하는 것처럼 예행 연습합니다.

 

5단계: 실시 및 사후 조치

질의응답이나 사후 조치로 이루어지는데 사후 조치 단계에서는 승인사항 및 지시사항을 요약·정리하고 배포하며 미진한 내용 및 질의응답에 대한 보완작업을 합니다.

 

 

 

 

 

(3) 브리핑의 종류

각종 구두보고 및 발표를 '브리핑'이라는 용어로 사용하고 있습니다. 그 유형에 설명 브리핑과 설득 브리 핑이 있습니다.

 

설명 브리핑 설명 브리핑은 대규모 조직을 대상으로 하여 복잡한 계획이나 체계를 일목요 연하 게 알려 주고자 할 때 매우 유용합니다. 이때 명확한 의사전달이 필수적 사항입니다.

브리핑은 간단한 요약 보고라는 점에서 양식은 별다른 의미가 없다. 상황에 따라 발표할 내용이나 순서가 바뀔 수 있고 조직 내에서 이루어질 때는 서론의 형식이 생략되기도 합니다. 설명 브리핑의 양식 및 예문은 아래와 같고 이 양식은 상황, 주어진 세부 목적에 따라 변용하여 쓴다.

 

(설명 브리핑 내용 예)

1. 서론: 인사말, 목적 및 범주 설명, 절차의 설명, 기타 필요한 안내문.
2. 본론: 설명할 내용의 발표(논리적 순서에 의한)
3. 결론: 내용 요약, 핵심 사항에 대한 재 진술, 질문 응답, 끝인사.

 

 

 

설득 브리핑 설득 브리핑은 어떤 상황이나 사실에 관하여 상대를 이해시키고 설득하고자 합니다.

주어진 정보에 대한 종합적인 판단과 평가를 필요로 하고 있으며 상대를 설득하여 결심이나 승인을 끌어내는 것이 목적입니다. 설득 브리핑은 주로 상급자 · 지휘관의 결심이나 응답을 얻으려는 것입니다.

설명 브리핑의 양식처럼 일정한 틀은 없고 3단 구성을 기본으로 하여 상황이나 필요에 따라 4단 구 성, 5단 구성 등으로 가감하여 사용합니다.

 

(설득 브리핑 내용의 예)

1. 서론: 인사말, 문제 제기, 절차 소개, 협조 사항.
2. 본론
-가정 사항 제시, 문제 관련 사실 진술(정보 혹은 내용의 요약) 조
-가능한 방책의 비교 분석(방책의 장단점 제시)
-토론 · 질의응답, 최상의 방책 건의.
3. 결론: 결심 요청, 끝인사.