논리적 발표를 위한 발표 자료 준비 과정

발표 자료의 수집과 정리 

발표를 잘하기 위해서는 주제를 뒷받침할 자료를 수집하고 정리하는 작업 역시 중요하다. 자료는 주제를 청중에게 분명하게 정확하고 효과적으로 전개해서 전달할 수 있어야 한다. 자료 수집에는 주제를 먼저 결정한 다음에 수집할 수도 있고, 반대로 자료를 모은 다음 그 결과에 따라 주제를 결정할 수도 있다. 그러므로 평소 풍부한 이야깃거리를 마련해 두어야 한다. 아는 것이 있어야 말할 거리가 생긴다. 읽거나 보고 들은 것, 생각한 것, 경험한 것들 가운데 말하기에 활용할 수 있는 자료들을 꾸준히 모아야 한다. 그리고 그 자료들을 머릿속에만 간직하지 말고 평소 메모 ·카드·스크랩 · 파일 작업 등의 방법으로 자료를 수집하는 습관을 들여야 한다. 

특히 자신의 업무와 관련되는 전문 분야는 권위를 인정받을 수 있는 자료를 모으되 최근 자료, 신빙 성과 현장감을 높일 수 있는 것을 수집하여야 효과적이다. 각 기관에는 업무편람이나 업무처리 지침서 가 있듯이 평소 업무 처리 과정을 기록해 두거나 익혀 두는 것도 중요하다. 

관련 자료를 얻을 수 있는 출처와 방법, 그리고 습득된 자료를 효율적이고 안전하게 보관해 두어야 한다. 어떤 자료는 다시 얻을 수 없는 것도 있고, 어떤 것은 다시 얻을 수는 있지만 그 과정이 어렵고 시간이 오래 걸리는 것도 있기 때문이다. 

 

 

(1) 자료의 수집 원칙 

1 주제를 뒷받침할 수 있는 것을 모은다. 
일상생활에서 흔히 찾을 수 있는 것들은 물론, 주제를 살리는 데 이바지할 수 있는 것이라면 도표· 사진. 통계 자료 같은 것도 수집한다. 아무리 어렵게 수집한 자료라 할지라도 화제와 관련이 없는 것은 과감히 버려야 한다. 

2 풍부하고 다양하게 모은다. 
이렇게 수집하면 문장이 다채롭고 윤택하여 청중의 흥미를 유발할 수 있다. 그러나 자료의 양이 부족하거나 종류가 다양하지 못하면 발표할 내용이 충실하지 못하고 균형을 잃기 쉽다. 

3 청중의 관심과 흥미를 끌 수 있는 것을 수집한다. 
자료는 화자나 청중이 다 같이 흥미를 느낄 수 있는 것일수록 좋다. 청중들이 참신하게 여길 수 있고 시기적으로도 알맞은 것들을 모은다. 그러나 너무 새로운 것만 찾는 데 치중한 나머지 자료가 생경하거나 추상적이어서 공감하기 어려운 것이어서는 안 된다. 사람들은 자신에게 이익을 주고 유머가 있으며 시의에 맞는 새롭고 신기한 것에 관심을 갖는다. 그러므로 청중이 흥미를 가질 수 있는 자료를 선택하여야 한다. 

4 정확하고 확실한 자료를 모은다. 
내용이 확실하고 근거가 분명한 자료만이 주제를 잘 살릴 수 있다. 아무리 좋은 자료를 모으더라도 그것이 사실이 아니거나 객관성이 없으면 전체가 과장되기 쉬우므로 주의해야 한다. 보편타당성이 결 여 되어 있는 자료를 사용하여 이야기하면 화자는 청중에게 신뢰를 얻지 못한다. 그러므로 아무리 애써서 수집한 자료라 할지라도 그 주제를 나타내는 데 타당성이 결여되어 있으면 과감하게 버려야. 

5 자료는 실제 발표할 양보다 더 많이 준비한다. 
이는 발표를 하면서 청중의 반응과 상황에 따라 적절히 선택하기 위해서이다. 

 

 

 

(2) 자료수집 방법 

1 각종 문헌 자료를 찾는다. 
자료를 수집할 때는 현재까지 출판된 단행본은 물론, 연간 • 계간 · 격월간 · 월간 · 일간 · 부정 기간의 모든 잡지나 신문을 상세히 조사하여야 한다. 참고문헌에는 서적과 정기학술지, 학술 논문, 타인의 학위 논문, 기술보고서, 기관의 정기간행물, 학술대회의 발표 초록 등이 있다. 유용한 참고문헌을 얻게 되면 저자, 논문 제목, 책명 또는 학술지명 발행 연도, 권 호수, 페이지, 발행기관 또는 출판사, 출판도시, 학술대회 기간 및 장소 등 그 출처를 명확하게 기록해 놓아야 한다. 요즈음은 컴퓨터의 웹사이트를 이용하여 자료검색이 훨씬 편해졌다. 

국내외 도서관, 연구정보센터, 전자학술지 등을 대상으로 정보 검색도구를 이용하여 과제의 핵심 단어를 갖고 문헌 데이터베이스를 탐색한다. 참고문헌이 너무 많이 제시된다면 가급적 최신의 것으로 선별한다. 

 

2 도서관을 이용한다. 
도서관의 신문·잡지·서적 · 논문 등 자료 중에서 주제에 뒷받침되는 필요한 내용들을 찾아 모으는 것이다. 
도서관이 제공하는 기본 서비스를 이용하기도 한다. 도서관의 정보제공 부서에서는 발표되는 논문이 내 책자를 보관하고, 강의와 관련된 교재와 부교재 및 참고문헌을 비치하며, 정기간행물을 구독하여 제공해 주고, 소장하고 있지 않은 필요한 논문을 주문해 주며, 데이터베이스를 탐색하는 일을 도와주고, 다른 도서관에 있는 정보를 찾아준다. 도서관은 백과사전·전공 사전 · 도감. 지도 등과 같은 일반적인 정보뿐만 아니라, 인용어·국제표준 약어 · 용어해설집 등과 같은 전문화된 정보를 찾을 수 있는 곳이기도 하다. 

 

3 아이디어 노트를 활용한다. 
화가가 늘 스케치북을 옆에 끼고 다니면서 좋은 풍경을 마주치게 되면 그 펼쳐지는 광경을 즉시 화 폭에 담는 것과 같은 원리이다. 그래서 아이디어 노트와 필기구를 침대 머리맡에까지 놓아두라는 충고도 있을 정도다. 떠오르는 아이디어를 즉시 적어놓지 않으면 그 기발한 생각은 곧장 잊혀 사라지고 말거나, 그것이 꿈이나 여러 가지 다른 생각과 함께 엉켜져서 결국에는 다시 회생시킬 수 없기 때문이다. 
좋은 정보를 습득하거나, 새로운 아이디어나 구상, 기발한 발상들을 적어놓을 아이디어 노트를 준비하고, 기회가 올 때마다 내용을 간단히 메모해 둔다. 그리고 필요할 때마다 쉽게 찾을 수 있도록 안전하게 보관해 놓아야 한다. 문득 떠오르는 정보의 출처를 발견하거나, 어떤 참고가 될 만한 논문을 발견하면 그 요지를 노트에 적을 수 있고, 학술대회나 카탈로그에서 마주친 정보를 기록해 놓을 수도 있다. 기술자들과 과학자들은 항상 생각하는 법이며, 영감이 떠오를 때는 아이디어를 기록해야 할 종이가 있어야 하므로 아이디어 노트를 언제나 지니고 다니는 것이 바람직하다. 나중에 보다 자세한 정보의 획득을 위해서 그 자료의 출처를 정확하게 기록해 두는 것도 중요하다. 
특히 붙이는 메모 용지(포스트잇)는 학술지나 서적의 필요한 부분을 표시해 두고 메모해 두는 데 매우 유용하게 쓰인다. 

4 전문가의 조언을 듣는다. 
이미 발간된 문헌에서 필요한 자료를 구하기가 어려운 경우에는 그 방면의 전문가를 만나 주제를 뒷받침하는 데 필요한 이야기를 듣는다. 이때 자료의 정확성을 기하기 위하여 녹음기에 채록하였다가 정확히 전사하여 활용한다. 

 

5 라디오나 텔레비전을 이용한다. 
라디오의 청취나 텔레비전의 시청은 일시적이고 제약적이므로 녹음하거나 녹화한다. 

6 설문 조사를 한다. 
주제를 표현하는 데 필요한 사실을 문제화하여 피조사자들에게 나누어 주고 그들이 각 물음에 응답한 것을 통계 처리하여 자료로 활용한다. 

7 현장 조사한다. 
필요한 곳을 직접 찾아가 주제를 뒷받침하는 데 증거가 될 만한 물건을 촬영하거나, 현지 주민들에게 주제를 표현하는 데 필요한 이야기를 직접 듣는다. 

 

 

 

 

(3) 자료의 정리와 선택 

주제와 관련되는 자료를 수집한 다음에는 그것을 체계적으로 분류하여 정리해야 한다. 즉, 모은 자료 중에서 주제를 뒷받침하는 데 가장 효과적인 것들만 알맞은 분량만큼 고르는 것이다. 자료의 정리 방법은 화자의 의도와 주제의 성격에 따라 다르지만 같은 요령으로 정리하는 것이 효과적이다. 

1 주제와 직접적으로 연관되는 내용이나 성격이 비슷한 것끼리 모은다. 

2 중요한 것과 덜 중요한 것을 구별하여 묶는다. 즉 주제를 뒷받침하는 데 큰 비중을 차지하는 것과 그렇지 않은 것을 분류하여 정리한다. 

3 상대적인 성격을 띤 자료는 비슷한 분량으로 정리한다. 이렇게 해 놓으면 객관성을 유지하기 위하여 상반된 견해를 같은 분량으로 제시할 경우에 편리하다. 

4 개요 작성의 편의를 위해 대강의 순서를 정하고, 자료의 선택이 어느 한쪽으로 치우쳤는지 아닌지를 살핀다.